HubSpot Marketing Kontakte: Kosten sparen & Status ändern

Den richtigen Kontaktstatus in HubSpot Marketing verstehen

Wenn du in HubSpot mit Marketing Kontakten arbeitest, ist das Verständnis des Kontaktstatus entscheidend – nicht nur für die Kampagnenplanung, sondern direkt für deine monatlichen Kosten. HubSpot unterscheidet zwischen Marketing-Kontakten, die aktiv auf dein Limit angerechnet werden, und Nicht-Marketing-Kontakten, die du kostenlos speichern kannst. Viele Unternehmen zahlen für tausende Kontakte, die sie gar nicht aktiv bespielen.

Der Status eines Kontakts legt fest, ob er für Marketing-Aktivitäten wie E-Mails, Formulare oder Ads verwendet werden kann. Als zertifizierte HubSpot-Agentur sehen wir regelmäßig, dass Unternehmen durch eine kluge Statusverwaltung ihren monatlichen Aufwand um 30–50 % senken können – ohne eine einzige Kampagne weniger zu fahren.

Schritte zum Ändern des Kontaktstatus in HubSpot

Den Kontaktstatus änderst du entweder direkt im Kontakt-Datensatz unter dem Menüpunkt "Aktionen" oder per Massenbearbeitung in der Kontaktliste. Wähle dazu die gewünschten Kontakte aus, klicke auf "Bearbeiten" und passe den Marketing-Status an. Für größere Mengen empfiehlt sich der Import-Weg: Exportiere eine Liste, setze den Status in Excel auf "false" und lade sie als Update wieder hoch.

Wichtig: Statusänderungen werden immer zum nächsten Abrechnungszeitraum wirksam. Eine rückwirkende Kostenwirkung gibt es nicht. Plane Bereinigungen daher idealerweise zum Monatsbeginn, um den vollen Monat zu profitieren. Mit einem klaren Prozess kannst du diesen Schritt auch in dein monatliches CRM-Hygiene-Ritual integrieren.

Best Practices für die Verwaltung von Kontaktstatusänderungen

Die wirkungsvollste Best Practice ist, von Anfang an klare Regeln zu definieren: Welche Kontakte sollen automatisch als Marketing-Kontakte gesetzt werden – und welche nicht? Typischerweise eignen sich alle Kontakte, die ein Formular ausgefüllt oder sich für einen Newsletter eingetragen haben. Kaltkontakte aus importierten Listen sollten hingegen zunächst als Nicht-Marketing-Kontakte angelegt werden.

Richte außerdem ein regelmäßiges Review ein: Mindestens quartalsweise solltest du prüfen, welche Kontakte seit 6+ Monaten keine Interaktion mehr hatten. Diese auf inaktiv zu setzen hält dein Limit sauber und verbessert gleichzeitig deine E-Mail-Kennzahlen – denn du sendest nur noch an Kontakte, die auch wirklich engagiert sind.

Automatisierung von Kontaktstatusänderungen in HubSpot nutzen

Mit HubSpot Workflows lässt sich die Statusverwaltung vollständig automatisieren. Du kannst einen Workflow erstellen, der neue Kontakte aus einem bestimmten Formular automatisch als Marketing-Kontakte markiert – und gleichzeitig Kontakte, die sich abgemeldet haben oder länger als 90 Tage inaktiv sind, automatisch deaktiviert. Das spart manuellen Aufwand und stellt sicher, dass dein Kontakt-Limit immer optimiert ist.

Für diese Automatisierung benötigst du mindestens HubSpot Marketing Starter. Professional und Enterprise bieten noch granularere Workflow-Bedingungen. Wenn du bereits HubSpot nutzt aber Workflows noch nicht für die Statusverwaltung einsetzt, ist das einer der schnellsten ROI-Hebel, den du aktivieren kannst.

Häufige Fehler beim Ändern des Kontaktstatus und wie man sie vermeidet

Der häufigste Fehler: Unternehmen importieren große Kontaktlisten und setzen alle Kontakte automatisch als Marketing-Kontakte – obwohl viele davon nie angeschrieben werden sollen. Das treibt das Limit unnötig hoch. Definiere vor jedem Import klar, ob die Kontakte für Marketing vorgesehen sind, und setze den Status entsprechend im Import-Template.

Ein weiterer Fehler ist das Vergessen von Double-Opt-In-Prozessen. Nur weil ein Kontakt als Marketing-Kontakt gesetzt ist, bedeutet das nicht, dass er rechtlich kontaktiert werden darf. Stelle sicher, dass du für jeden Marketing-Kontakt eine nachweisbare Einwilligung hast – das schützt dich vor DSGVO-Risiken und hält deine Deliverability hoch.

Häufige Fragen

Was sind Marketing-Kontakte in HubSpot?

Marketing-Kontakte in HubSpot sind Kontakte, die du aktiv über Marketing-Tools erreichst und die auf dein monatliches Limit angerechnet werden. Die Unterscheidung hilft, Kosten gezielt zu steuern. Kontakte ohne Marketingaktivität zählen nicht zum Limit.

Wie ändere ich den Kontaktstatus?

Den Status änderst du direkt im Kontakt-Datensatz unter "Aktionen" oder per Bulk-Bearbeitung in der Kontaktliste. Alternativ lässt sich der Status über Workflows automatisch anpassen. Änderungen werden zum nächsten Abrechnungszeitraum wirksam.

Wie viele Kontakte sind inklusive?

In HubSpot Marketing Starter sind 1.000 Marketing-Kontakte inklusive, in Professional 2.000. Für größere Datenbanken gibt es flexible Pakete. Wir beraten dich gerne, welches Modell zu eurer Listengröße passt.

Kann ich den Status rückwirkend ändern?

Ja, du kannst den Status jederzeit ändern – es wird zum nächsten Abrechnungszeitraum wirksam. Plane Bereinigungen daher am besten zu Monatsbeginn. Rückwirkende Kostenwirkungen gibt es nicht.

Was passiert wenn ich das Limit überschreite?

Bei Überschreitung werden automatisch zusätzliche Pakete berechnet. Du erhältst vorher eine Benachrichtigung. Mit regelmäßiger Kontaktpflege lässt sich das gut vermeiden.